Vous êtes en charge de l’organisation de la prochaine conférence nationale ou de la nième édition d’un festival. Vous souhaitez éviter les échecs de l’édition précédente ou innover le spectacle mais vous avez une petite équipe. Sollicitez l’aide d’une agence événementielle. Nous allons voir les services qu’elle pourrait vous proposer.
Les raisons générales
Une agence événementielle appuie les membres du personnel en mettant en avant leur expérience et leurs compétences. Elle facilite l’emploi du temps du personnel s’il est déjà surchargé de travail. Elle comble les lacunes du personnel en terme d’expérience, de connaissances techniques et de compétences de gestion pour diriger une équipe sur le terrain. Les réservations, relations publiques, service à la clientèle, marketing, administration, liaison avec les sites, hébergement, voyages, ou encore les conférenciers constituent tous des éléments de suivi important pour le bon déroulement de l’événement. Elle budgétise adéquatement la taille et le type de conférence ou d'événement planifié et développe des méthodes pour conserver des registres financiers appropriés.
La communication
Pour des évènements de grandes envergures ou dont l’objectif est d’attirer le plus grand nombre, l’agence évènementielle peut appuyer la partie communication. Elle s’occupe de définir la stratégie la plus efficace pour attirer le public. Elle met en place le plan de communication incluant le chronogramme et le diagramme de PERT afin d’optimiser le temps imparti dans la conception et la réalisation. Pour vos évènements personnels, elle définit les cartes d’invitation et s’occupe de leur distribution auprès des personnes conviées. L’agence évènementielle créée aussi les supports de communications et cherche les idées originales pour la publicité de la manifestation. Elle assure aussi le suivi de leur réalisation et la conformité du produit final par rapport à ce qui a été établi dans la planification des stratégies.
Astuces pour trouver la bonne agence
Les employés d'une entreprise d'événements sont moins bien payés que les cadres d'une grande entreprise. Donc, si un événement nécessite 60 heures de travail, il vaut mieux solliciter l’aide d’une société de gestion d'événements à un taux horaire inférieur à celui d'un membre du personnel de l'entreprise. Trouver une agence de renom car elle aura une plus grande facilité à négocier des « accords » avec les compagnies aériennes, les hôtels, les sites, etc. De plus, elle aura des compétences et expérience spécialisées pour réussir vos événements personnalisés grâce à leur ancienneté. L’agence événementielle doit fournir des idées originales pour innover votre manifestation culturelle.